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| Melhoria de Processos só acontece efetivamente com integração. Não sei porque disse isso, não há com desvencilhar uma coisa da outra. |
Metodologia para melhoria de processos Klug.
Quatros Fases: Planejar execução do projeto, Mapear processos atuais, Analisar e redesenhar processos e Implantar melhorias.
Fase 1 – Planejar Execução do Projeto
Etapa 1 – Identificar Objetivos do Projeto: Realizar documentação dos objetivos da alta direção da organização ao investir no projeto de melhoria de processos.
Etapa 2 – Definir padrão de modelagem: Tem objetivo de facilitar a consolidação dos levantamentos realizados pela equipe e reduzir eventuais retrabalhos.
Etapa 3 – Elaborar Plano de Trabalho: Elaborar cronograma detalhado do projeto. Atenção especial a definição da agenda de entrevistas.
Fase 2 – Mapear Processos Atuais
Etapa 1 – Realizar levantamento de normas: A equipe deve conhecer o impacto das normas na operação atual e os limites que impõem à melhoria dos processos.
Etapa 2 – Identificar Macroprocessos e seus Elementos: Deve ser feitos juntos aos responsáveis de processos, identificando quais são os fornecedores e entradas para cada processo, suas saídas e clientes atendidos.
Etapa 3 – Desenhar Processos Atuais: Apresentar volume de fluxos gerados, leva em consideração a decomposição funcional dos processos. Cada macroprocesso deve ser decomposto em subprocessos, e estes, por sua vez, em atividades.
Fase 3 – Analisar e Redesenhar Processos
Etapa 1 – Construir Árvore de Soluções: Identificar e Classificar as oportunidades de melhorias. Identificando e priorizando problemas. Levantando causas dos problemas e determinar a relação causa/efeito. Priorizar a causa dos problemas e classifica-las. Levantar soluções para as causas vitais. Priorizar as Soluções.
Etapa 2 – Desenhar Processos Futuros: Analisar processos atuais e procurar por oportunidades de melhorias que permitem: Aumentar a eficiência operacional, a produtividade e a satisfação do cliente; Reduzir custos e prazos de atendimento e racionalizar o uso de recursos; Eliminar (ou reduzir) retrabalhos, redundâncias e desperdícios; incentivar a criatividade, motivação e integração entre os colaboradores.
Etapa 3 – Elaborar Sistema de Medição de Desempenho: Elaborar sistema de desempenho para a medição dos processos, para controle e atuação quando ocorrerem desvios das metas de desempenho desejadas.
Fase 4 – Implantar Melhorias
Etapa 1 – Elaborar Plano de Melhorias: Nem sempre todas as melhorias previstas no desenho dos processos futuros podem ser implantadas imediatamente. Faz-se necessário então elaborar um plano de melhorias que especifique quando cada melhoria será implantada.
Etapa 2 – Implantar Novos Processos: A implantação dos novos processos é a etapa mais demorada, mais difícil e que requer maior quantidade de recursos em todo o projeto. Raramente consultorias são envolvidas nessa etapa.
Observações Importantes:
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| Observe, analise e observe novamente |
- · Elaborar agenda de reuniões e respeitá-la;
- · Preparar-se estudando os processos atuais (quando disponíveis);
- · Preparar-se estudando modelos de referência (quando disponíveis);
- · Preparar checklist com perguntas que não podem ser esquecidas (5W2H);
- · Conhecer o público que participará da reunião;
- · Definir os papéis do pessoal da sua equipe;
- · Documentar os resultados de cada reunião;
- · Obter o apoio e o envolvimento da alta direção é vital para o sucesso;
- · Entender os reais objetivos da organização ao investir no projeto;
- · Conhecer a cultura da empresa e o histórico de projetos semelhantes;
- · Esclarecer expectativas sobre os resultados do projeto (escopo realístico);
- · Compor o time de projeto com as pessoas mais capacitadas e motivadas;
- · Definir, documentar e validar o escopo do projeto e os processos envolvidos;
- · Validar cada etapa do projeto antes de avançar para a próxima;
- · Utilizar um software de mapeamento que facilite a documentação;
- · Implantar melhorias rápidas após a documentação dos processos atuais;
- · Não subestimar os custos dos projetos de melhoria;
- · Obter indicadores de como eram os processos antes das melhorias, de modo a poder comparar quantitativamente os resultados do projeto após a implantação das melhorias;
- · Comunicar-se com a organização, preocupar-se com a gestão de mudanças e procurar reduzir a resistência às mudanças desde o início do projeto.
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